Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

PlanningX GmbH
Lindenstraße 22
78183 Hüfingen
Deutschland
Vertreten durch die Geschäftsführer Alexander Graf und Andreas Sawall
E-Mail: datenschutz@easyarchitekt.de

2. Datenschutzbeauftragter

Sofern eine Bestellpflicht nach Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG besteht, ist unser Datenschutzbeauftragter erreichbar unter:
E-Mail: datenschutz@easyarchitekt.de

3. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder sofern eine Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

4. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• IP-Adresse des Nutzers (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und Referrer
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Übertragene Datenmenge

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren Betrieb). Die Daten werden nach 30 Tagen gelöscht, sofern keine Sicherheitsvorfälle eine längere Aufbewahrung erfordern.

5. Registrierung und Nutzung der Software

Bei der Registrierung eines Accounts erheben wir folgende Daten:

• E-Mail-Adresse
• Vor- und Nachname
• Firmenname (optional)
• Verschlüsseltes Passwort

Bei der Nutzung der Software werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte verarbeitet, insbesondere: Bautagesberichte, Mängelmeldungen, Fotos, Begehungsprotokolle und zugehörige Metadaten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Eine Speicherung erfolgt für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern (insb. § 257 HGB, § 147 AO – bis zu 10 Jahre).

6. Serverstandort und Auftragsverarbeitung

Sämtliche personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland verarbeitet. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR erfolgt nicht.

7. Optionale KI-Funktionen

Bei der Nutzung der KI-gestützten Spracheingabe und Textstrukturierung werden die eingegebenen Audiodaten und Texte an einen externen Anbieter (OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland) übermittelt.

Diese Funktion ist optional und in den Organisationseinstellungen deaktivierbar. Wir haben mit OpenAI einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, soweit Daten in die USA übermittelt werden, sowie auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die jederzeit widerrufen werden kann.

8. Cookies und Tracking

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Anwendung erforderlich sind (Sitzungs-Cookies für Login, CSRF-Schutz). Diese Cookies bedürfen nach § 25 Abs. 2 TDDDG keiner Einwilligung.

Wir verwenden kein Tracking, kein Analytics von Drittanbietern (z. B. Google Analytics) und keine Werbe-Cookies. Sofern wir in Zukunft optionale Analyse-Werkzeuge einsetzen, werden Sie zuvor um Ihre ausdrückliche Einwilligung gebeten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG).

9. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf dieser Website kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Firma, E-Mail, Nachricht) sowie die IP-Adresse zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Diese Daten werden nach Erledigung der Anfrage gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung kostenpflichtiger Tarife erfolgt über Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Bei Bezahlvorgängen werden die hierfür erforderlichen Daten (Name, Rechnungsadresse, ggf. Zahlungsdaten) an Stripe übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir selbst speichern keine Kreditkartendaten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an datenschutz@easyarchitekt.de.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a · 70173 Stuttgart
Telefon: 0711/61 55 41-0 · E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

13. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung sowie gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen (insb. SSL/TLS-Verschlüsselung, verschlüsselte Datenspeicherung, Zugriffskontrolle, regelmäßige Sicherheitsupdates).

14. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.